Por que colaborar? É uma pergunta justa. Embora quase todas as empresas que encontro falem sobre a implementação ou melhoria da colaboração, na maioria das vezes elas não têm uma noção clara do que estão tentando alcançar.

A conversa caminha mais ou menos assim:

“Nós realmente precisamos melhorar a nossa capacidade de colaborar.”
“Por quê?”
“Precisamos organizar melhor e melhorar o acesso à informação.”
“E como vocês pretendem fazer isso?”
“Estamos pensando em contratar um consultor para nos ajudar a implantar uma ferramenta de compartilhamento.”
“Como isso ajudará você a atingir seus objetivos de negócio?”.
“Ter um melhor acesso à informação irá melhorar a produtividade.”
“Como?”
Silêncio.

Embora seja verdade que muitas vezes a dita colaboração gire em torno da informação, não devemos cometer o erro de acreditar que colaboração é simplesmente sobre o compartilhamento de informação. Ter melhor acesso a mais informações não melhora a produtividade, a menos que permita a realização de atividades que antes não eram possíveis (por exemplo, análise avançada de dados) ou acelere atividades existentes.

Colaboração real diz respeito a como melhorar os processos que as pessoas usam para fazer seus trabalhos. Comece com um foco em “informações”, e você estará fadado ao fracasso. Comece com um foco em “pessoas”, e você está no caminho certo.

Isto é especialmente verdadeiro para a colaboração em escala empresarial. Você não pode simplesmente enviar um memorando explicando uma estrutura de informação nova para o compartilhamento de arquivos e esperar que milhares de pessoas comecem a adaptar seus processos para uso dessa nova estrutura. A combinação de hábitos arraigados e a curva de aprendizagem muitas vezes levam à inércia.

Vejamos um exemplo relativamente simples:

A criação e a revisão de documentos. Apenas tornar mais fácil a criação e o compartilhamento de documentos em um local central pode reduzir produtividade e qualidade, em vez de aumentar – especialmente se o resultado for uma proliferação de versões de documentos ligeiramente diferentes. Uma plataforma de colaboração verdadeira permite que os processos que ajudam os indivíduos a criarem documentos e obterem outros proporcione controle das versões e auditoria do sistema para que todos saibam quais são os documentos mais recentes e quem os usou.

O gerenciamento de registros tem sido praticado por gerações, mas hoje, o número de atores envolvidos na tarefa e como ela precisa ser feita mudaram drasticamente. Não é mais suficiente apenas estabelecer um melhor acesso aos registros através de nova tecnologia. Precisamos entender as pessoas e os processos da equação. Que pessoas na organização têm a responsabilidade de gerenciar registros? Como essa responsabilidade é realizada e auditada? Como os seus processos são integrados com funções gerais de negócios que já estão em vigor (por exemplo, a criação de documentos e análise, com controle de versão e auditoria)?

É ótimo que tantas empresas estejam entrando na onda de colaboração. No entanto, uma plataforma de colaboração só funciona se for usada corretamente. O que significa começar não com informação, mas com pessoas e processos.