Excel ainda como solução de gestão? Fala sério!

Atualizado: Mai 3

Empresas que seguem uma cultura data driven, orientada por dados trabalhados a partir de sistemas inteligentes, como plataformas de Business Intelligence (BI) e Business Analytics (BA), tendem a vender cerca de 24% a mais do que aquelas que não usam este tipo de solução.


A informação é de uma pesquisa da IQBlade e demonstra a importância do apoio das ferramentas certas na gestão. Apesar disso, ainda há muitas empresas que insistem na gestão embasada em ferramentas descritas como “tradicionais”, mas que, na verdade, mais se encaixam como “inadequadas” quando o tema é análise de dados.


Caso do Excel. Primeiramente, vamos esclarecer que o Excel não é um sistema ruim. Mas também não é feito para gestão empresarial.


Para que este sistema da Microsoft é bom? Para planilhas, cálculos, guarda de dados e organização simples de informações.

Mesmo assim, estudos indicam que em torno de 88% das planilhas de Excel contêm algum tipo de erro, pequeno ou grande. Isto em muito se deve ao fato de que estes materiais são feitos, primordialmente, por trabalho humano. E o erro humano é presente, inevitável, em qualquer segmento: tanto que, segundo estudo da Kaspersky Labs, o fator humano é responsável por 33% dos incidentes que afetaram projetos de tecnologia e gestão nos últimos anos na América Latina.


Outra causa comum de erros no Excel é o alto volume de informações trabalhado em uma plataforma com possibilidades mínimas de automatização, ausência de precisão no armazenamento e catalogação de dados, visualização simplória de dados, o que também traz dificuldades de análise e, mais ainda, de obtenção de insights que poderiam tornar a gestão da empresa mais assertiva e suas ações, mais efetivas no alcance de resultados positivos de vendas, crescimento, competitividade.


Além disso, no Excel grande parte do tempo é gasto com a inserção de dados no sistema. Já um BI busca as informações em suas raízes, por meio da integração a sistemas de gestão, bancos de dados, outros softwares de gestão de áreas e até mesmo de planilhas. Isso torna o trabalho muito mais ágil e as análises, muito mais ricas, alimentadas por um volume de dados não apenas maior, como também mais assertivo, afunilado de acordo com o foco exato de cada demanda.


Leia também: Sua empresa está preparada para viver SEM EXCEL?


Sem falar no trabalho em equipe. O Excel pode ser muito bom para as atividades a que se destina, mas não é uma ferramenta de colaboração. Muitos colaboradores atuando em uma planilha pode até mesmo aumentar a possibilidade de erro, devido ao fator humano já mencionado. Além disso, várias pessoas trabalhando em um mesmo arquivo poderão encontrar percalços ao buscar a versão mais recente do mesmo, interpretar pontos ou o total do documento.


De fato, há estudos que mostram que, em trabalhos colaborativos utilizando plataformas inadequadas, o tempo é gasto na seguinte proporção: 90% inserindo dados e conferindo materiais e somente 10% em análise e tratamento real da informação.


Ou seja: muito trabalho captando, digitando, computando, organizando e distribuindo conteúdo, e muito pouco aplicando estes dados ao que, de fato, interessa, que é a gestão e os resultados de negócio.


Faltou, ainda, dizer que o Excel não se integra a outros programas, dificultando o cruzamento de informações e até mesmo a alimentação do banco de dados para análise. Ainda que haja alguma possibilidade de integrar fórmulas e planilhas entre si, este recurso é muito limitado, considerando a demanda de informações, sistemas e setores de uma empresa, ainda que uma de pequeno porte.

Com um sistema profissional de Analytics, nada disso acontece. Ao contrário, estas plataformas são preparadas para dar respaldo a uma gestão 100% orientada por dados. Contam com recursos importantes de integração a programas diversos, funcionalidades para melhorar a visibilidade e o poder de análise das informações das empresas, ferramentas que facilitam a interligação entre áreas de trabalho, ações que permitem a obtenção de insights enriquecedores, que trazem mais agilidade e assertividade à tomada de decisões.


Um BI ou BA permite às empresas integrarem todas as informações referentes à gestão de seu negócio em uma plataforma única, trazendo a centralização que organiza e melhora processos, decisões e ações. O armazenamento em nuvem, também característico das melhores soluções desta linha, agrega mais confiabilidade, segurança e facilidade no momento de acessar e gerir as informações necessárias – inclusive, de forma colaborativa, entre equipes de campo ou que estejam em home office, figurando como um recurso indispensável para o atual momento demandado pela pandemia da Covid-19.


Para os gestores, sistemas de Analytics são fundamentais para tornar o trabalho diário mais embasado, sólido, produtivo, exitoso. Da coleta dos dados à aplicação das ações determinadas a partir dos insights obtidos, o BI e BA são a base, a matriz do poder de análise e ação de uma empresa adequada ao atual cenário econômico e mercadológico.


O Excel pode, sim, continuar a ser usado nas empresas. Mas para aquilo a que ele é indicado. E isto não se refere à análise de dados. A Transformação Digital efetiva exige um movimento real de evolução das empresas, e passar de uma gestão pouco embasada, carente de ferramentas analíticas, a um modelo orientado por dados e guiado por tecnologia especializada neste quesito é o passo ideal para adentrar este movimento de forma a alcançar o sucesso.


Matéria publicada no Portal Baguete, em 25 de fevereiro de 2021. E também no portal Channel 360 no dia 23 de abril de 2021.


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