Artigo publicado no Portal IPNews em 25 de maio de 2020. Por Ana Paula Thesing, CMO da BIMachine.
Um segmento cujo faturamento cresceu 1,14% no acumulado de 2019, em relação a 2018, segundo dados do Ranking ABAD/Nielsen, a área de distribuição possui peculiaridades de gestão bastante importantes.
Uma delas, o intenso controle de estoque. Para atacadistas e distribuidores, é de suma importância manter o domínio sobre as mercadorias estocadas, já que disto depende a operação da empresa – afinal, sua capacidade de entrega está diretamente atrelada à capacidade de armazenagem e escoamento.
Acompanhar de forma constante e abrangente as rotinas de recebimento, armazenagem e venda de produtos, controlando itens como lote, prazo de validade e outros, é fundamental para a continuidade dos negócios deste setor.
Outro ponto vital para a gestão da área de distribuição é o gerenciamento de equipes: acompanhar os times e garantir que todos os colaboradores atendam às tarefas a que são designados, tenham capacitação constante e sejam capazes de responder com a devida agilidade a cada nova demanda/desafio é um passo relevante para assegurar que o andamento das operações tenha fluidez e efetividade.
É claro que isso não é uma especificidade única do setor de distribuidores, mas neste segmento a importância se torna ainda maior pelo fato de que, como há equipes geograficamente dispersas, é preciso que todos tenham acesso e alinhamento às informações relevantes para o desempenho de cada cargo/função.
Neste sentido, o acompanhamento de indicadores de performance também desponta como um fator determinante na gestão deste setor, permitindo verificar o andamento de cada ação, detectar gargalos ou erros, efetuar correções em tempo hábil para evitar queda na eficiência dos processos, resultando na construção e condução de times de elevada qualidade e potencial.
Também é de alta relevância para o segmento de distribuição o monitoramento de dados e métricas relativos a pontos cruciais para o negócio, como giro de estoque, entrada/saída de itens, margens de contribuição, escoamento e revendas, entre outros. Acompanhar e gerir de forma ágil tais informações é vital para guiar a tomada de decisões, conduzir ações que levem à realização de todas as atividades do escopo de distribuição da melhor forma, no menor prazo e com o máximo retorno.
Por fim, eliminar falhas operacionais é também um ponto fundamental para a gestão do atacadista ou distribuidor. Como as rotinas do setor passam por diversas pessoas, departamentos e locais, é comum que haja possibilidade de falhas em pontos variados. Assim, o controle total é importantíssimo para mitigar riscos e evitar prejuízos.
Já imaginou gerir tudo isso em trabalhosas e pouco práticas planilhas de Excel?
Fato é que muitas empresas ainda fazem isso. O que pode, em um primeiro momento, parecer um modelo de gestão típico, ao qual colaboradores e gestores estão bem acostumados, é, na verdade, um somatório de processos longos e manuais, e, por isso mesmo, passíveis de erro humano e carregados de potencial para uma das maiores causas de morosidade e ineficiência nas rotinas empresariais: o retrabalho.
Ao trocar uma gestão baseada em Excel pela evolução trazida por sistemas de Business Intelligence (BI), as distribuidoras ganham não somente na otimização do tempo gasto com o processo de coleta e organização da informação, mas também na facilitação de análises – o que agregará melhores insigths e muito mais agilidade em tomadas de decisões, por exemplo.
Se restam dúvidas, vamos aos fatos:
– Em média, 88% das planilhas de Excel contêm algum tipo de erro. Isso ocorre por conta de grandes volumes de informação, múltiplas pessoas trabalhando em uma mesma planilha e até mesmo pelas mínimas possibilidades de automatização oferecidas pelo programa
– A falta de precisão no armazenamento e catalogação de dados pode ocasionar perda na geração de bons insights – leia-se tomada de decisões baseadas em dados pouco precisos, o que pode ser bem arriscado
– No Excel, como o preenchimento das planilhas é manual, o tempo de coleta é maior e dificilmente haverá a obtenção de dados em tempo real, prejudicando o timing para a tomada de decisões e direcionamento de ações
– Ainda na linha do preenchimento manual das planilhas, não seria melhor gastar este tempo em análises aplicadas diretamente à estratégia de negócios? Pois se com o Excel isso não é possível, com o BI, é. Planilhas são boas para processar números, mas não para gerir projetos, processos ou relatórios
– Se no trabalho individual, o uso de Excel já é algo moroso, no que tange à colaboração, se torna impossível. Atividades colaborativas utilizando planilhas de Excel são um verdadeiro desafio para equipes, pois, com diversas pessoas trabalhando em um mesmo arquivo, surgem problemas como não saber qual é a última versão de um documento e interpretações erradas dos dados. Por conta disso, estudos apontam que equipes que trabalham neste modelo gastam em torno de 90% do tempo só para consolidar dados de distintas versões de planilhas, restando apenas 10% do tempo para a efetiva análise e aplicação dos dados a favor dos resultados de negócio
– Não bastasse tudo isso, ainda há a impossibilidade de integração de planilhas de Excel a programas de gestão. Ainda que haja algumas fórmulas para atualização automática de dados entre planilhas interligadas, este é um recurso bastante limitado, além de não haver abrangência deste recurso para integração com outros softwares
– E como compartilhar os dados em Excel entre as áreas de negócio? A resposta é: de forma manual. E isso pode ser um problema, já que não se pode confiar que em 100% das vezes os colaboradores ou gestores irão lembrar em qual planilha estão os dados necessários para esta ou aquela área de negócio, ou mesmo lembrar de compartilhar informações relevantes com as pessoas ou departamentos certos
Avaliando tudo isso, a troca do Excel por sistemas mais inteligentes de gestão não parece mais uma ideia tão assustadora, correto?
E o primeiro passo para quem quer fazer esta transição é ir ao mercado em busca de softwares que melhor atendam às demandas da empresa. No quesito análise de dados, o melhor é adotar uma plataforma de BI, que trará automatização à coleta, organização e distribuição dos dados, legando às pessoas muito mais tempo para fazer o que realmente importa, quando o assunto é informação: analisar e aplicar às estratégias de negócio.
O BI permite automatizar processos que são feitos de forma manual em planilhas, integrar diferentes plataformas envolvidas no processo de análise de dados e melhorar o poder analítico e decisório de uma empresa – seja ela da área de distribuição ou de que setor for.
Com isso tudo, uma nova cultura será instalada no cotidiano da empresa, inserindo-a efetivamente no contexto da transformação digital e elevando-a na escalada rumo a uma gestão em estilo data driven, tão necessária no ágil e volátil mercado atual.
Abandonar o Excel pode parecer, em um primeiro momento, amedrontador. Mas, na verdade, estamos falando de deixar para trás uma realidade de muito trabalho para pouco resultado para adentrar um novo universo, focado em riqueza de informação e de recursos para analisa-la e utilizá-la.
Sair do Excel para o BI não é simplesmente mudar: é avançar.
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